Impostazione della Risposta Automatica

Se state per andare in vacanza e non potrete controllare la vostra casella di posta per un certo periodo, potrebbe esservi utile fare lasciare un messaggio che venga inviato automaticamente in risposta alle email che vi vengono spedite. Questo può essere fatto grazie allo strumento di risposta automatica, noto anche come autorisponditore.Inoltre agli avvisi di assenza per vacanze, le aziende possono anche usare risposte automatiche per notificare ai clienti che i loro ordini o richieste di assistenza sono stati ricevuti correttamente e verranno gestite al più presto. I testi delle risposte automatiche posso essere scritti in testo normale o in formato HTML e possono anche contenere degli allegati.

Per configurare la risposta automatica per una casella di posta elettronica:

  1. Accedere a Domini > nome di dominio > Account di Posta > indirizzo e-mail> Autorisponditori.
  2. Se non desiderate allegare nessun file alla risposta automatica, procedete al passaggio 3. Per allegare un file alla risposta automatica:
    1. Cliccare sull'icona Allegati nel gruppo Strumenti.
    2. CliccareSfoglia per individuare il file, e una volta selezionato, cliccare su Invia File.

      Il file verrà aggiunto all'archivio dei file allegati e potrete allegarlo a più messaggi di risposta automatica.

    3. Dopo aver completato la procedura, cliccate su Livello Superiore e procedete allo step successivo.
  3. Cliccare sull'icona Aggiungere Nuovo Autorisponditore nel gruppo Strumenti.
  4. Configurate la risposta automatica:
    1. Digitate un nome per il messaggio di risposta automatica nel campo Nome dell'Autorisponditore.

      Per esempio, Avviso di Vacanza.

    2. Se desiderate che le email in arrivo vengano inoltrate a un altro indirizzo durante la vostra assenza, inserite l'indirizzo email nel campo Inoltra le richieste all'email.
    3. Se volete che questo risposta automatica venga inviata a tutti i messaggi in arrivo, nel gruppo Condizioni lasciate selezionata l'opzione rispondere sempre. Se desiderate che la risposta automatica venga inviata solo a messaggi che contengono parole specifiche nell'oggetto o nel corpo del messaggio, selezionate l'opzione appropriata e digitate la combinazione di parole nel campo di input.
    4. In modo predefinito, l'oggetto del messaggio in arrivo verrà inserito nella risposta automatica. Per utilizzare un oggetto personalizzato, digitatelo nella casella d'input Rispondere.
    5. I vostri corrispondenti potrebbero non accorgersi che il messaggio ricevuto da voi è una risposta automatica, per cui potrebbero voler rispondere. Quindi voi dovrete inserire il vostro indirizzo come Indirizzo di risposta, altrimenti i loro messaggi verranno inoltrati all'indirizzo dell'autorisponditore.
    6. Specificate il formato del messaggio di risposta automatica (testo normale o HTML) e la codifica dei caratteri (raccomandato UTF-8). Se utilizzate tag HTML nel vostro messaggio di risposta automatica, dovete selezionare l'opzione HTML.
    7. Digitate il vostro messaggio nel campo Rispondere con il testo.
    8. Allegate i vostri file, se necessario. A tale fine, cliccare sul pulsante Aggiungere Nuovo Allegato, selezionate la casella di controllo in corrispondenza del file che avete caricato in precedenza nell'archivio allegati, e cliccare su OK. Per eliminare un file allegato dalla risposta automatica, selezionate la corrispondente casella di controllo e cliccate su Elimina Selezionato.
    9. Per limitare il numero di risposte automatiche inviate ogni giorno allo stesso indirizzo email, inserite la quantità desiderata nel campo sotto Limiti.

      L'impostazione predefinita prevede che non vengano inviati più di dieci messaggi di risposta automatica al giorno allo stesso indirizzo email.

    10. Per ridurre il carico del server di posta, potreste voler limitare il numero di indirizzzi unici che l'autorisponditore dovrà conservare. A tale fine, inserire il numero desiderato nel campo Memorizzare fino a.
  5. Cliccare su OK.
  6. Cliccare sull'icona Attiva nel gruppo Strumenti .