設定自動回覆
如果您正在度假,因而暫時無法檢視郵件,您可能想將度假通知自動回覆給寄件人。這項功能由自動回覆工具完成,也可以稱之為自動回覆。除了度假通知之外,公司也可以使用自動回覆功能來通知客戶:他們的訂單或技術支援要求已收到,並會得到儘快處理。自動回覆內容也可以包含使用純文字或 HTML 格式預先寫好的資訊,同樣也可以包含附加的檔案。
要為信箱設定自動回覆功能,請執行下列步驟:
- 按一下導航窗格中的“網站”捷徑。
- 按一下清單中的所需網站名稱。
- 按一下“郵件”圖示。
- 按一下您要為其設定自動回覆功能的電子郵件位址。
- 按一下“工具”組中的“自動回覆”圖示。
- 如果您不想在自動回覆中新增任何檔案,請繼續進行步驟 6。若要將檔案新增到自動回覆中:
- 按一下“工具”組中的“附件”圖示。
- 按一下“瀏覽”找到該檔案,選擇檔案之後,請按一下“傳送檔案”。
此檔案即會被新增到附件存儲區中,您便可以將此檔案新增到多個不同的自動回覆中。
- 完成之後,按一下
“上一級”並繼續進行下一步驟。
- 按一下“工具”組中的“新增自動回覆”圖示。
- 設定自動回覆:
- 請將此自動回覆名稱輸入到“自動回覆名稱”框中。
例如:度假通知。
- 如果您想在離開時將來件轉發給其他電子郵件位址,請在“自動回覆,將原郵件轉發到指定郵件位址”框中指定電子郵件位址。
- 如果您想為任何接收的郵件傳送自動回覆,請選擇“條件”組中的“總是回覆”選項。如果您僅想自動回覆給內文或主題行包含特定文字的郵件,請選擇相應選項,並在輸入框中輸入該文字組合。
- 預設情況下,接收到的電子郵件主題行將插入到自動回覆中。要使用自訂主題,請在“回覆”主題輸入框中輸入所需主題。
- 因為您的聯絡人可能無法得知他們所收到的郵件是自動回覆,他們可能想回覆您自動回覆的郵件。因此,您應在“回覆位址”中指定您的電子郵件位址,否則,他們的郵件將會被發到自動回覆器的位址。
- 指定自動回覆的郵件格式(“純文字”或“HTML”)和字元編碼(推薦使用“UTF-8”)。如果在自動回覆訊息中使用 HTML 標記,則應勾選“HTML”選項。
- 請在“回覆文字”欄位輸入訊息。
- 附加您的檔案(如果需要)。若要進行此項操作,請按一下“新增附件”按鈕,勾選您之前上傳到附件存儲區的檔案所對應的核取方塊,並按一下“確定”。若要移除自動回覆中的附件,請勾選相應核取方塊,然後按一下
“移除所選項”。 - 要限制每天給同一郵件位址傳送自動回覆的數量,請在位於“限制”下的相應輸入框中輸入所需數量。
預設設定是每天自動回覆至同一位址的電子郵件不超過十次。
- 若要降低郵件伺服器載入,您可能想要限制自動回覆器需要記住的特定位址數量。若要完成此操作,請在“最多存儲”框中輸入合適的數字。
- 按一下“確定”。
- 按一下“工具”組中的“啟用”圖示。