Настройка автоматического ответа
Если вы уезжаете в отпуск и не сможете в течение некоторого времени проверять почту, вы можете оставить уведомление о своем отпуске, которое будет автоматически пересылаться людям, пишущим вам, в ответ на их письма. Это возможно благодаря службе автоматического ответа, также называемой автоответчиком. Помимо уведомления об отпуске, организации могут использовать автоответчик для направления заказчикам подтверждения о том, что их заказ или запрос на оказание технической поддержки получен и будет в скором времени обработан. Автоматический ответ может включать предварительно составленное сообщение в текстовом формате или формате HTML, а также содержать прикрепленные файлы.
Чтобы настроить автоответчик для почтового ящика:
- Находясь на домашней странице, нажмите Почта.
- Щелкните по адресу электронной почты, для которого требуется настроить автоответчик.
- Нажмите Автоответчики в группе Инструменты.
- Если вам не требуется прикреплять файлы к письму автоматического ответа, переходите к шагу 5.
- Нажмите Прикрепляемые файлы в группе Инструменты.
- Нажмите Обзор, выберите нужный файл и нажмите Загрузить.
Файл будет добавлен в хранилище прикрепляемых файлов, и вы сможете прикрепить этот файл к нескольким различным автоответчикам.
- После завершения нажмите
Вернуться и переходите к выполнению следующего шага.
- Щелкните по значку Добавить автоответчик в группе Инструменты.
- Укажите настройки для автоответчика:
- В поле Имя автоответчика укажите название для этого автоответчика.
Например, 'Уведомление об отпуске'.
- Если вам необходимо настроить пересылку входящей почты на другой адрес электронной почты во время вашего отсутствия, укажите адрес электронной почты в поле Пересылать запрос по адресу.
- Если необходимо настроить отправку автоматического ответа для всех входящих писем, оставьте отмеченной опцию отвечать всегда в группе Условия. Если необходимо отправлять автоматический ответ только на те сообщения, в тексте или теме которых содержатся определенные слова, выберите соответствующую опцию и введите комбинацию слов в поле ввода
- По умолчанию в сообщении автоответчика используется тема входящего письма. Если вам необходимо использовать собственную тему письма, введите нужный текст в поле Тема ответа.
- Ваши корреспонденты могут не понять, что полученное от вас письмо было оправлено автоответчиком, и поэтому они могут попытаться ответить на сообщение вашего автоответчика. В связи с этим вам следует указать свой адрес электронной почты в поле Обратный адрес, в противном случае их письма будут направлены на адрес автоответчика.
- Выберите формат сообщения автоответчика (текст или HTML) и кодировку (рекомендуется использовать UTF-8). Если вы используете в сообщении теги HTML, то следует выбрать опцию HTML.
- Введите текст сообщение в поле Отвечать сообщением.
- При необходимости прикрепите файлы. Для этого нажмите кнопку Добавить прикрепляемый файл, поставьте флажок в поле, соответствующем ранее загруженному в хранилище файлу, и нажмите OK. Чтобы удалить прикрепленный к сообщению автоответчика файл, поставьте флажок в соответствующем поле и нажмите
Удалить выбранное. - Чтобы ограничить количество сообщений, отправляемых автоответчиком на один и тот же адрес в течение дня, введите нужное число в поле Ограничения.
Согласно настройкам по умолчанию в день на один и тот же адрес отправляется не более десяти ответов.
- Чтобы снизить нагрузку на почтовый сервер, вы можете ограничить количество уникальных адресов, которые будет помнить автоответчик. Для этого укажите нужное значение в поле Запоминать до.
- Нажмите OK.
- Нажмите Включить в группе Инструменты.